The GAP – Wenn der Lead nicht in die Praxis kommt

Klicks und Conversions zu generieren ist das leichteste in unserem Alltag. Die Herausforderung besteht darin, dass diese auch Kunden oder Patienten werden.

Häufig bekommen wir Anfragen von Praxen die gute Kampagnen haben, die Anrufe kommen rein, Anfragen über Mail oder WhatsApp ebenso und es werden auch einige Beratungstermine gebucht. Soweit so gut! In der Auswertung aber stellt sich heraus, dass von diesen ganzen Anfragen nur ein Bruchteil auch wirklich irgendwann im Beratungs- oder Behandlungszimmer sitzen. Es ist selbstverständlich das nicht alle erscheinen und es immer welche gibt die absagen, aber eine gewisse Quote sollte nun mal erreicht werden und wenn dem nicht so ist dann muss man auf die Suche nach dem GAP gehen.

5 vermeidbare Gründe die zu einem GAP führen können:

1. Terminbestätigung
Sollte ein Termin gebucht werden, ist es wichtig diesen dem Patienten auch nochmal zu bestätigen. Hierzu kann z.B. eine automatisierte Mail oder eine Nachricht über SMS oder WhatsApp versendet werden. Eine nette Ansprache sowie eine Zusammenfassung der Termindaten und z.B. ein Hinweis zu wichtigen Informationen bezüglich der Behandlung steigern das Vertrauen.

2. Terminerinnerung
Kurz bevor der Termin ansteht sollte der Patient nochmal daran erinnert werden. Das ist für beide Parteien ein Vorteil. Der Patient vergisst seinen Termin nicht und muss keine Gebühren zahlen und die Praxis hat keinen Leerlauf.

3. Interne Prozesse
Viel zu häufig erleben wir es, dass Anfragen im Praxisalltag einfach vergessen werden. Es gibt keine klare Struktur und keiner ist so wirklich verantwortlich oder das Personal ist überfordert mit zu vielen Aufgaben. Und somit kommen wir zu Punkt 4…

4. Digitale Tools
KI-Chats, Buchungskalender, Automatisierungen und eine gute Praxissoftware, diese Dinge kombiniert können bereits einen großen Teil der manuellen Arbeit abdecken. Richtig eingesetzt verringern diese somit die Fehler- und Ausfallquote.

5. Personal
Nun sind die Prozesse automatisiert und die Terminanzahl erhöht sich. Der letzte Faktor ist der Mensch. Personal muss nicht nur geschult sein, es muss auch richtig eingesetzt werden. Eine gute MFA ist nicht automatisch auch eine gute Beraterin oder Verkäuferin. Eine überzeugende, motivierte und kompetente Fachkraft am Telefon ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg einer Kampagne. Einfach nur Anrufe annehmen und Termine eintragen reicht vor allem im Privatzahlerbereich nicht aus.

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